Nhiều người khi đi nhận bàn giao căn hộ, kể cả tại khu vực có dự án Gold Season 47 Nguyễn Tuân, chỉ tập trung tìm lỗi mà quên rằng cách ghi lỗi vào biên bản cũng quan trọng không kém việc phát hiện ra lỗi, vì biên bản ghi không rõ ràng có thể gây khó khăn khi yêu cầu khắc phục sau này.
Nguyên tắc ghi biên bản rõ ràng
- Mô tả cụ thể vị trí lỗi (ví dụ “góc tường phía Đông, cạnh cửa sổ phòng ngủ 1”), không ghi chung chung “tường bị lỗi”.
- Ghi kèm mức độ ảnh hưởng (thẩm mỹ, chức năng sử dụng, hay an toàn) để bên nhận biên bản ưu tiên xử lý đúng mức độ nghiêm trọng.
- Chụp ảnh kèm số thứ tự tương ứng với từng mục trong biên bản, tránh tình trạng ảnh và mô tả không khớp nhau.
Những điều cần có trong một biên bản đầy đủ
- Thời hạn cam kết khắc phục cho từng lỗi hoặc nhóm lỗi, không để chung chung “sẽ xử lý sớm”.
- Chữ ký và thông tin liên hệ của người đại diện chủ đầu tư nhận biên bản, không chỉ chữ ký của bảo vệ hoặc nhân viên lễ tân.
- Bản sao biên bản giữ lại cho người mua ngay tại thời điểm ký, không chờ gửi sau qua email.
Một kinh nghiệm hữu ích
Nếu số lượng lỗi phát hiện khá nhiều, nên đánh số thứ tự xuyên suốt toàn bộ biên bản thay vì chia theo từng phòng riêng lẻ, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ khắc phục tổng thể và đối chiếu khi bên kỹ thuật quay lại xử lý từng đợt.
Sử dụng công cụ hỗ trợ ghi chép hiện đại
Thay vì chỉ ghi tay, nhiều người hiện nay dùng ứng dụng ghi chú có chức năng đính kèm ảnh trực tiếp vào từng dòng mô tả, hoặc dùng bảng tính đơn giản trên điện thoại để liệt kê lỗi theo cột: vị trí, mô tả, mức độ, ảnh minh họa. Cách làm này giúp việc tổng hợp và gửi lại cho bộ phận kỹ thuật của chủ đầu tư trở nên rõ ràng, chuyên nghiệp hơn nhiều so với biên bản viết tay truyền thống.
Giữ bản sao biên bản ở nhiều nơi khác nhau
Ngoài bản giấy, nên lưu thêm bản scan hoặc ảnh chụp biên bản vào email cá nhân và một thiết bị lưu trữ đám mây, tránh trường hợp thất lạc bản giấy duy nhất trong quá trình chuyển nhà hoặc dọn dẹp, khiến mất đi bằng chứng quan trọng khi cần đối chiếu về sau.
Mẫu biên bản bàn giao và quy trình xử lý khiếu nại cụ thể khác nhau tùy từng chủ đầu tư; bạn nên yêu cầu xem mẫu biên bản trước ngày hẹn nhận nhà để chuẩn bị kỹ hơn.
